Digitaal aanbesteden: “Een lust of een last”

Digitaal aanbesteden staat synoniem voor digitaal inschrijven. In het nieuwe wetsvoorstel tot aanpassing van de Aanbestedingswet 2012 – welk wetsvoorstel dient ter implementatie van de richtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25 – is opgenomen dat alle aanbestedende diensten per ingangsdatum van het wetsvoorstel, verplicht zijn om hun opdrachten digitaal aan te besteden. Dat betekent dat waarschijnlijk per 18 april 2016 – de uiterste datum voor implementatie van deze richtlijnen – alle (Europese) aanbestedingen digitaal moeten plaats vinden.

Is dat nu wel zo’n goed idee?

Het antwoord daarop is tweeledig wat mij betreft. In de eerste plaats is het een positieve ontwikkeling. We leven tegenwoordig in een digitaal tijdperk, waar alles digitaal gaat of kan gaan. Door niet langer papieren inschrijvingen e.d. te verlangen, kan het inschrijvingsproces verder gestroomlijnd worden. Daarnaast verdient het ook uit het oogpunt van duurzaamheid de voorkeur om over te gaan op digitaal aanbesteden.

Aan de andere kant – en dat wordt geïllustreerd door een aantal uitspraken van voorzieningenrechters in de afgelopen periode – werkt digitaal aanbesteden op dit moment nog niet perfect. Er vinden nog steeds storingen plaats bij de diverse aanbestedingsportals en inschrijvers weten dan niet altijd hoe zij moeten handelen. Daarnaast gebeuren er nog regelmatig onverklaarbare zaken, zoals het niet kunnen voltooien van het proces om de inschrijving in een digitale kluis te plaatsen. Te vaak komen inschrijvers er dan te laat achter dat er iets niet goed werkt of goed is uitgevoerd en dan hebben zij geen tijd meer om andere maatregelen te treffen. Om dan in alle gevallen te concluderen dat het een probleem van de inschrijver is, onder het mom van jammer maar helaas, gaat mij veels te ver. Hoewel inschrijvers natuurlijk een eigen verantwoordelijkheid hebben om tijdig hun inschrijving in te dienen, rust er op de aanbestedende dienst de verplichting om er zorg voor te dragen dat inschrijvers tijdig hun inschrijvingen kunnen indienen. Tussen die beide verplichtingen dient een balans te bestaan.

De oplossing die ik zie, is om digitaal aanbesteden wel in te voeren, maar daarnaast meer voorlichting te bieden aan inschrijvers. Deze voorlichting moet er met name op zien wat zij moeten doen om hun rechten te waarborgen in het geval van storingen. Zij moeten weten/beseffen dat als er iets speelt, zij niet moeten gaan wachten tot de foutmelding, maar direct in actie moeten komen. Zij moeten dan per direct contact opnemen met de aanbestedende dienst en het aanbestedingsportal en zij moeten dit schriftelijk vast leggen. Als de deadline voor inschrijven zelfs nadert, dan is soms de enige manier om nog te kunnen inschrijven, om nog voorafgaand aan het sluiten van de inschrijvingstermijn de inschrijving per e-mail in te dienen, mocht blijken dat er bij het aanbestedingsportal problemen optreden. Het niet-indienen van de inschrijving, is namelijk geen optie, want dan neem je geen deel aan de procedure en is het achteraf zeer lastig klagen. De meest recente uitspraken op dit gebied laten namelijk zien dat een gedupeerde inschrijver steevast aan het kortste eind trekt.