Aanbesteden in het coronatijdperk

Aanbestedende diensten worden geadviseerd om hun lopende aanbestedingen nogmaals kritisch te bekijken. Heeft de huidige coronacrisis invloed op de lopende aanbestedingsprocedures en zo ja, wat kan de aanbestedende dienst hier concreet aan doen om de ondernemers tegemoet te komen?

De invloed op aanbestedingen

In een eerste oogopslag lijkt de invloed van corona op aanbestedingen beperkt te zijn. Het overgrote gedeelte van de aanbestedingen verloopt digitaal, waardoor er weinig belemmeringen lijken te zijn voor ondernemers om zich tijdig aan te melden en in te schrijven. Maar niets is minder waar. Aanbestedingen gaan gepaard met zeer grote belangen voor ondernemers. Hoewel vrijwillig aanbesteden tot de mogelijkheden behoort, gaat het meestal om een opdracht boven de Europese aanbestedingsdrempels, die verplicht dient te worden aanbesteed. Voor ondernemers betekent het binnenhalen van een dergelijke opdracht in economisch opzicht veel. Het winnen van een aanbesteding garandeert een bepaalde omzet (raming opdracht) voor een bepaalde periode (meestal raamovereenkomsten voor minimaal vier jaren). Dit komt ten goede aan de continuïteit van een onderneming.

Het is dan ook van belang dat een inschrijving zorgvuldig wordt opgesteld. Bij veel ondernemingen is er een speciale verkoopafdeling of tenderdesk samengesteld die zich bezighoudt met het opstellen van een correcte inschrijving. Hiervoor is goed overleg noodzakelijk, terwijl de coronacrisis ertoe noopt dat zoveel mogelijk mensen worden geacht thuis te gaan werken. Dit maakt het inschrijfproces een stuk lastiger. De communicatie is slechter en bijvoorbeeld het formuleren van vragen voor een Nota van Inlichtingen of het schrijven van een Plan van Aanpak als onderdeel van de kwaliteitsbeoordeling vergen meer tijd dan normaal.

Binnen een aanbestedingsprocedure dient een aanbestedende dienst echter vooraf de te hanteren termijnen kenbaar te maken. Deze reeds bekendgemaakte termijnen houden nog geen rekening met onvoorziene vertragende factoren zoals het coronavirus. Rechtvaardigt de coronacrisis dan een verlenging van de gestelde termijnen? En is hier ook een rectificatie voor vereist op het aanbestedingsplatform of is dit een gevalletje ‘’nood breekt wet’’? Dit en vele andere vragen zijn momenteel het onderwerp van de dag. Wat in ieder geval niet ter discussie staat is dat het in een ieders belang is dat het coronavirus snel wordt aangepakt, zodat ook alle aanbestedingsprocedures ongestoord en snel doorgang kunnen vinden.

Verlenging c.q. uitbreiding van de normaliter gehanteerde termijnen

Het aflopen van huidige contracten en de verplichting om een opdracht (opnieuw) aan te besteden kan niet worden tegengegaan. Het organiseren van een nieuwe aanbesteding of het doorgang laten vinden van een lopende aanbesteding is van groot belang. Wel kan de aanbestedende dienst het bedrijfsleven tegemoetkomen door haar termijnen op te rekken en door ervoor te zorgen dat een inschrijver door het coronavirus geen rechten verwerkt zonder dat zij hier zelf iets aan kan doen. Hierbij kan gedacht worden aan:

• Het verlengen van termijnen voor het indienen van een inschrijving;
• Het bieden van alternatieven voor fysieke onderdelen van de aanbesteding, zoals bijvoorbeeld een praktijkcasus of een verplichte samenwerking/overlegstructuur met externen;
• Oprekken bezwaartermijn, zodat de Alcateltermijn niet in het gedrang komt.

Laat u tijdig adviseren

De effecten van het coronavirus zijn wereldwijd merkbaar. De maatregelen tegen het coronavirus hebben effecten op de gehele economie, zowel aan de kant van de aanbestedende dienst als aan de kant van de marktpartijen. Niet voor niets voorspellen zowel het CBP als ABN Amro een (lichte) recessie. Vragen die spelen zijn: Zijn er nog voldoende werknemers binnen de inkooporganisatie aan het werk? Zijn deze mensen voldoende specialistisch op dit betreffende gebied? Anderzijds vragen inschrijvers zich af of zij nog wel tijdig een goede inschrijving kunnen indienen. In deze periode is het van cruciaal belang dat er zo effectief en duidelijk mogelijk met elkaar wordt gecommuniceerd. Dit is niet het moment om door middel van allerlei juridische constructies zo snel mogelijk een nieuw contract te sluiten. Dit is het moment waarop partijen elkaar zo veel en zo goed mogelijk moeten ondersteunen om gezamenlijk de schade als gevolg van het coronavirus zoveel mogelijk te beperken en om zo volledig mogelijk tegemoet te komen aan de beginselen van het aanbestedingsrecht. Alle maatregelen moeten eenduidig naar de betrokken partijen worden gecommuniceerd.

Zoek tijdig hulp van een aanbestedingsspecialist, zodat er samen met u gezocht kan worden naar alternatieven voor de onderdelen van een aanbestedingsprocedure die normaliter fysiek plaatsvinden. Op deze wijze kan er recht worden gedaan aan alle betrokken belangen, te weten de belangen van de aanbestedende dienst, de inschrijvers, de voortvarendheid van de aanbestedingsprocedure en het nationale maatschappelijke belang: het volgen van de door het Kabinet en de RIVM gestelde maatregelen.

Advies en ondersteuning

Heeft u als aanbestedende dienst of als inschrijver enkele knelpunten ervaren tijdens een lopende aanbestedingsprocedure ten gevolge van het coronavirus of vreest u dat de reeds gehanteerde termijnen ervoor zorgen dat u niet in aanmerking komt voor een aanbestede opdracht, neem dan vrijblijvend contact op.

Wij staan u graag bij in deze onzekere tijden.