Vergaderen in tijden van crisis

Bestuurders van verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, B.V.’s en N.V.’s zijn verplicht om jaarlijks een of meer vergaderingen te beleggen voor hun aandeelhouders/leden. In plaats van een vergadering is het ook toegestaan om jaarlijks tenminste eenmaal een besluit buiten vergadering door de aandeelhouders/leden te laten nemen.

Besluitvorming ten tijde van het COVID-19 virus

De verplichting is nauw verbonden met de verplichting van het bestuur om binnen 5 maanden (6 maanden in geval van verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen) na het einde van een boekjaar de jaarrekening en het bestuursverslag voor een B.V. of N.V. op te stellen. Deze termijn kan worden verlengd met maximaal 5 maanden (4 maanden in geval van een vereniging die een onderneming drijft, een coöperatie of een onderlinge waarborgmaatschappij) door de algemene (leden) vergadering in geval van bijzondere omstandigheden. 

De bijzondere omstandigheden lijken een gegeven te zijn met de huidige COVID-19 pandemie, maar daarmee is de kous niet af. Bestuurders kunnen namelijk niet zelf besluiten tot het verlengen van de termijn. Een dergelijk besluit zal nietig zijn. De wet bepaalt dat het de aandeelhouders/leden zijn die dit besluit kunnen nemen. 

Maar hoe neem je een besluit als de Overheid vanwege COVID-19 in elk geval tot 28 april 2020 alle samenkomsten, waaronder ook begrepen vergaderingen, heeft verboden?

Alternatieven

Gelukkig biedt de wet als alternatief voor het houden van een algemene (leden) vergadering dat besluiten ook buiten vergadering genomen kunnen worden. De voorwaarden voor deze alternatieve manier van besluitvorming verschillen per soort rechtspersoon, maar hebben allen gemeen dat er een vorm van unanimiteit moet zijn. Dit alternatief is daarom minder goed bruikbaar voor organisaties met veel aandeelhouders/leden.

Verder is het goed om te weten dat de Overheidsmaatregel een tenzij-clausule kent, waarin wordt bepaald dat samenkomsten die nodig zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en andere organisaties wel door kunnen gaan, mits: (i) er minder dan 100 personen op een dergelijke samenkomst aanwezig zijn, (ii) de aanwezigen minimaal 1,5 meter afstand van elkaar kunnen houden en (iii) bij deze samenkomsten alle hygiënemaatregelen ter bestrijding van het coronavirus in acht worden genomen.

Of het houden van een algemene (leden) vergadering waarin een besluit wordt genomen tot verlenging van de termijn voor het opstellen van jaarrekeningen, onder de tenzij-clausule valt, is een vraag die het bestuur van de betreffende rechtspersoon gemotiveerd zal moeten beantwoorden.

Mogelijkheden

Komt het bestuur tot de conclusie dat het houden van een vergadering noodzakelijk is en onder de tenzij-clausule valt, dan biedt de wet ook mogelijkheden om het aantal aanwezige aandeelhouders/leden te beperken.

Sinds 1 januari 2007 bepaalt de wet dat verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, B.V.’s en N.V.’s in hun statuten kunnen bepalen dat ook langs elektronische weg aan vergaderingen deelgenomen en gestemd kan worden.

Uitgangspunt blijft daarbij dat nog steeds een fysieke vergadering moet worden gehouden, maar dat aandeelhouders/leden daar ook langs elektronische weg aan kunnen deelnemen. Daardoor kan het aantal aanwezigen met behulp van deze regeling drastisch worden beperkt. Naast een statutaire grondslag voor deze regeling is ook vereist dat de aandeelhouder/het lid die langs elektronische weg aan de vergadering deelneemt: (i) geïdentificeerd kan worden, (ii) rechtstreeks kan kennisnemen van het ter vergadering verhandelde en (iii) zijn stemrecht kan uitoefenen.

Doordat de regeling pas in 2007 in onze wet is geïntroduceerd en alleen gebruikt kan worden voor zover dat in de statuten is bepaald, zal lang niet elke rechtspersoon van de regeling gebruik kunnen maken.

Een andere mogelijkheid om het aantal aanwezigen te beperken is het gebruik van stemvolmachten. De wet geeft aan dat aandeelhouders/leden, tenzij dit in de statuten is uitgesloten/beperkt, een schriftelijke stemvolmacht kunnen afgeven aan een persoon die aanwezig is op de vergadering (voor verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen dient dat deze persoon zelf ook stemrecht te hebben). Deze schriftelijke stemvolmacht kan ook langs elektronisch weg worden gegeven. Een statutaire regeling daarvoor is niet vereist.

Leidraad

Voormelde alternatieven kunnen dienstbaar zijn bij het oproepen tot een vergadering en om te voorkomen dat te veel mensen aanwezig zullen zijn. Zolang de Overheidsmaatregelen nog van kracht zijn, is het aan te bevelen om vergaderingen zoveel mogelijk uit te stellen. Veel statuten zullen bepalen dat binnen 6 maanden na het einde van een boekjaar een algemene (leden) vergadering gehouden moet worden. Aangenomen dat de meeste rechtspersonen een boekjaar hebben die gelijk is aan het kalenderjaar, dan betekent dit dat uiterlijk eind juni aan dit vereiste moet zijn voldaan. Het is goed mogelijk dat dan de Overheidsmaatregelen niet meer van toepassing zijn. Mocht dit echter niet het geval zijn dan zal het bestuur steeds moeten kijken of het houden van de vergadering onder de tenzij-clausule valt.

De volgende leidraad kan in dat geval dienen om te beoordelen of er vergaderd moet worden en hoe dat het beste vormgegeven kan worden.

1. Kijk kritisch naar de te nemen besluiten, zijn deze echt noodzakelijk voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van de instelling, het bedrijven of de organisatie? Probeer zo nodig een scheiding te maken tussen essentiële besluiten en niet-essentiële besluiten. Stel niet-essentiële besluiten uit tot nader orde, houdt daarbij rekening dat door tijdverloop een niet-essentieel besluit alsnog essentieel kan worden.

2. Bekijk of een essentieel besluit ook buitenvergadering genomen kan worden? Houdt in het achterhoofd dat besluitvorming op een andere manier dan in vergadering altijd een vorm van unanimiteit van de aandeelhouders/leden vereist. Deze unanimiteit kan, tenzij de statuten anders bepalen, ook langs elektronische weg verkregen worden.

3. Motiveer als bestuur waarom de voorgestelde vergadering valt onder de uitzondering van de Overheidsmaatregel en maak een uitwerking hoe aan de nader gestelde voorwaarden zal worden voldaan.

4. Beoordeel of uw statuten, aan aandeelhouders/leden de mogelijkheid geeft om langs elektronische weg deel te nemen aan een vergadering en daarin te stemmen? Bedenk daarbij dat dit ter aanvulling is op een fysieke vergadering. Voor de fysieke vergadering blijft de Overheidsmaatregel vanwege COVID-19 gelden. Derhalve is een vergadering verboden, tenzij de te nemen besluiten noodzakelijk zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van de instelling, het bedrijven of de organisatie en mits: 

• er minder dan 100 personen aanwezig zijn;
• en er voldoende ruimte aanwezig is dat de aanwezigen 1,5 meter afstand van elkaar kunnen houden;
• bij deze samenkomsten alle hygiënemaatregelen ter bestrijding van het coronavirus in acht worden genomen.

5. Werk met (elektronische) stemvolmachten om het aantal aanwezigen sterk te beperken. Raadpleeg de statuten om te kijken of deze mogelijkheid is uitgesloten of beperkt. Daarbij werkt het als u voordat u een oproepingsbrief verstuurt, op informele wijze bij de aandeelhouders/leden inventariseert of men gebruik wil maken van een stemvolmacht en of men überhaupt van plan is om aanwezig te zijn op de vergadering. Blijkt uit de inventarisatie dat te veel (zie hiervoor onder 3) mensen aanwezig zullen zijn, dan kunt u beter de vergadering uitstellen.

6. Blijf als bestuur steeds bereid om de algemene (leden) vergadering af te blazen wanneer blijkt dat te veel mensen op de vergadering aanwezig zullen zijn of wanneer niet langer aan de andere vereisten kan worden voldaan, dan wel wanneer de overheidsmaatregelen nader worden aangescherpt.

Verlengingsbesluit

Hoe zit het dan met een verlengingsbesluit voor de termijn waarbinnen het bestuur de jaarrekening moet opstellen? Het bestuur kan niet zelf besluiten tot verlenging, enkel de algemene (leden) vergadering kan dat doen. Ook daarbij loopt men aan tegen het samenkomst verbod. De wet eist echter niet dat het verlengingsbesluit wordt genomen voordat de oorspronkelijke termijn is verstreken. Het is derhalve ook mogelijk dat dit besluit wordt genomen nadat de termijn reeds is verstreken. Dit standpunt wordt ook bevestigd in de rechtspraak [1]. Derhalve kan met het nemen van dit besluit ook nog even worden gewacht tot meer duidelijk is hoe lang de Overheidsmaatregelen van kracht blijven.

Heeft u vragen of wilt u meer weten over de gevolgen van de coronacrisis voor uw onderneming? Neem dan gerust contact op met mij of kijk voor meer informatie op onze COVID-19 helpdesk pagina. Wij staan u graag te woord en helpen u waar mogelijk verder.

[1] Hof Amsterdam, 14 november 1991, ECLI:NL:GHAMS:1991:AC3872, NJ 1993, 18.