Aanbestedende dienst houd je aan de voorgeschreven wijze van beoordelen

Het is al vaker gezegd. Een aanbestedende dienst moet zeggen wat hij gaat doen, maar ook doen wat hij gezegd heeft. Als er een beoordelingsprocedure is beschreven, dient de aanbestedende dienst deze procedure nauw gezet uit te voeren. Recentelijk heeft de Rechtbank Amsterdam uitspraak gedaan in een aanbestedingsprocedure waarin de aanbestedende dienst achteraf de inschrijvingen heeft beoordeeld met een andere beoordelingscommissie dan vooraf was bekendgemaakt. De rechtbank oordeelde dat daardoor de uitgevoerde beoordeling geen stand kon houden. Vanwege een aantal bijkomende omstandigheden was een herbeoordeling niet meer mogelijk en diende de aanbestedende dienst over te gaan tot een heraanbesteding.

Wat speelde er nu precies?

Het GVB had een Europese aanbestedingsprocedure georganiseerd voor het schoonmaken van haar veren. Volgens de bestekstukken zouden de ingediende inschrijvingen beoordeeld worden door een beoordelingscommissie. In de NvI-fase zijn vragen gesteld over de samenstelling van de beoordelingscommissie. GVB heeft deze vragen beantwoord door de exacte samenstelling van deze commissie te geven qua functieomschrijvingen en aantal, namelijk vier.

Nadat de inschrijvingen waren ingediend, heeft GVB de inschrijvingen laten beoordelen door de beoordelingscommissie. Een van de leden van de beoordelingscommissie zat toentertijd ziek thuis en heeft de ingediende inschrijvingen niet beoordeeld. Uit de beoordeling kwam naar voren dat twee inschrijvers – Asito en eiseres – gelijk hadden gescoord en dat er geloot zou gaan worden. Door contacten die eiseres had met GVB na inschrijving op een andere wijze dan de voorgeschreven communicatiewijze, vernam zij dat de inschrijvingen door drie in plaats van vier beoordelaars waren beoordeeld.

Eiseres maakt bezwaar tegen de uitgevoerde beoordeling, aangezien GVB afgeweken was van de vooraf bekendgemaakte beoordelingsprocedure. De rechtbank gaat mee in dit bezwaar. De rechtbank oordeelt heel simpel dat als de aanbestedende dienst de exacte samenstelling van de beoordelingscommissie bekend maakt en daarvan zonder voorafgaande mededeling aan alle inschrijvers afwijkt, zij afwijkt van de voorgeschreven procedure en daarmee in strijd handelt met het transparantiebeginsel. Het had op de weg van GVB gelegen om inschrijvers voorafgaand aan het uitvoeren van de beoordeling van de ziekte van één van de beoordelaars op de hoogte te stellen. Alsdan had GVB wel transparant gehandeld.

De rechtbank

De vraag waar de rechtbank zich vervolgens over moest buigen, was hoe dit transparantiegebrek op te lossen. Normaliter zullen de ingediende inschrijvingen dan herbeoordeeld moeten worden door een (nieuwe) beoordelingscommissie die wel voldoet aan de vooraf bekendgemaakte samenstelling van de beoordelingscommissie. De rechtbank acht dit in casu echter niet meer mogelijk. Enerzijds omdat er binnen GVB afdeling veren er geen andere functionarissen waren die voldeden aan de gestelde functieomschrijvingen. Anderzijds doordat er zoveel contact was geweest tussen eiseres en GVB na inschrijving over de gehele gang van zaken en ook nog eens niet via de aangewezen manier van communiceren, dat van een objectieve en transparante herbeoordeling waarschijnlijk geen sprake meer zou kunnen zijn. Volgens de rechtbank rest dan slechts een oplossing en dat is heraanbesteden.

Deze uitspraak laat andermaal duidelijk zien dat wanneer er een voorgeschreven beoordelingsprocedure en meer in het bijzonder een voorgeschreven samenstelling van de beoordelingscommissie is, de aanbestedende dienst die strikt moet handhaven. Achteraf afwijken, ook in het geval van ziekte, zal onherroepelijk tot problemen leiden, tenzij de aanbestedende dienst voorafgaand aan de beoordeling het probleem communiceert met de inschrijvers en passende maatregelen voorstelt. Wat passende maatregelen zijn, zal uiteraard afhangen van de feitelijke omstandigheden van het geval, maar denk bijvoorbeeld aan een vervangende beoordelaar met een andere functie, een uitgestelde beoordeling of een beoordeling door minder beoordelaars.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact met ons op.