Algemene voorwaarden: hoe zit het met uw ‘kleine lettertjes’?

Veel ondernemers maken gebruik van algemene voorwaarden. In de volksmond ook wel ‘de kleine lettertjes’ genoemd. Iedereen komt er wel eens mee in aanraking. Wanneer je een televisie koopt bij de Media Markt gelden de algemene voorwaarden van de Media Markt, wanneer je je auto voor onderhoud naar de dealer brengt gelden de algemene voorwaarden van de dealer en wanneer je een brood koopt bij de Albert Heijn gelden de voorwaarden van de Albert Heijn. Zo zijn er nog veel meer voorbeelden te bedenken, maar de boodschap is denk ik wel duidelijk: algemene voorwaarden zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Toch zijn er ondernemers die geen algemene voorwaarden hebben. Dat is uiteraard een vrije keuze, maar er zijn voor een ondernemer veel voordelen.

Verleggen van risico’s
Als een ondernemer een product of dienst levert aan een klant kan er iets misgaan. Een praktisch ingestelde ondernemer probeert dat soort problemen in goed overleg met de klant op te lossen. In sommige gevallen lukt dat niet of is er geen oplossing voorhanden. Om dergelijke situaties te voorkomen is het belangrijk dat een ondernemer rekening houdt met de risico’s bij het op laten stellen van de algemene voorwaarden. In veel gevallen is het mogelijk om dergelijke risico’s te beperken door hiervoor een regeling te laten opnemen in de algemene voorwaarden.

Beperking van schade
Een risico dat iedere ondernemer wil voorkomen of verkleinen, is geconfronteerd worden met een schadeclaim van een klant. Algemene voorwaarden zijn daarvoor het juiste middel. In algemene voorwaarden wordt de aansprakelijkheid van de ondernemer voor schade meestal beperkt of volledig uitgesloten. In veel gevallen kun je daar als ondernemer een beroep op doen en kun je een schadeclaim afweren middels een beroep op de algemene voorwaarden.

Diverse formaliteiten
Algemene voorwaarden zijn ook nuttig om veelvoorkomende formaliteiten bij een zakelijke transactie te regelen. Als een ondernemer een product of dienst levert, zal hij lang niet altijd stilstaan bij alle formaliteiten die daarbij komen kijken. Voorbeelden hiervan zijn betalingstermijnen, termijnen waarbinnen geklaagd moet worden wanneer er iets mankeert aan het product, de vraag voor wiens rekening de transportkosten komen, prijswijzigingen bij tussentijdse prijsstijgingen, garantietermijnen, etcetera. Wanneer een ondernemer bij elke deal rekening met deze zaken rekening moet houden kost dit veel te veel tijd en blijft er geen tijd meer over voor het echte ‘ondernemen’. Dergelijke formaliteiten kunnen in de algemene voorwaarden worden opgenomen, zodat al deze zaken in één keer goed geregeld zijn en het niet elke keer weer tijd kost.

Het inbouwen van zekerheid
Naast het beperken van risico’s en het regelen van veelvoorkomende formaliteiten, zijn algemene voorwaarden ook te gebruiken om voor ondernemers meer zekerheid te creëren. Het gaat dan met name om de zekerheid dat een klant zijn of haar afspraken nakomt. Niets is vervelender dan rekeningen voor geleverde producten die niet worden voldaan. In de algemene voorwaarden zijn daarvoor meerdere oplossingen te creëren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een clausule omtrent een zogenaamd ‘eigendomsvoorbehoud’ op te nemen. Door zo’n clausule op te nemen, blijft de ondernemer eigenaar van het geleverde product totdat de klant volledig heeft betaald. Betaalt de klant niet dan kan de ondernemer het product opeisen. De schade wordt zo behoorlijk beperkt. Ook is het bijvoorbeeld mogelijk dat in de algemene voorwaarden een boeteclausule wordt opgenomen. Dit kan voor de klant een prikkel zijn tot het nakomen van de gemaakte afspraken.

Voordelen in gerechtelijke procedures
Mocht het onverhoopt toch mislopen en de klant wil niet vrijwillig voldoen aan de verplichtingen, dan kan het komen tot een gerechtelijke procedure. Ook hiervoor kunnen zaken opgenomen worden in de algemene voorwaarden die in het voordeel van de ondernemer zijn. Bijvoorbeeld omtrent de kosten die bij zo’n procedure gemaakt moeten worden. Als dat niet gedaan wordt, zal de rechter meestal uitgaan van standaardtarieven die lager zijn dan de tarieven die in de algemene voorwaarden opgenomen kunnen worden. Een ander belangrijk voordeel wat in de algemene voorwaarden opgenomen kan worden is dat er geprocedeerd moet worden bij de rechtbank in de woonplaats of vestigingsplaats van de ondernemer. Als dat niet is gebeurd, is het uitgangspunt dat er geprocedeerd wordt in de woonplaats of vestigingsplaats van de klant. Als een ondernemer uit Noord-Nederland zaken doet met een klant uit Limburg moet de ondernemer naar de Rechtbank in Limburg, tenzij in de algemene voorwaarden staat dat de Rechtbank Noord-Nederland over de zaak moet oordelen en de ondernemer er op deze manier een ‘thuiswedstrijd’ van maakt. Dit scheelt de nodige reistijd van zowel de ondernemer als de advocaat van de ondernemer en daardoor scheelt het ook behoorlijk in de kosten!

Tot slot
Algemene voorwaarden komen in onze maatschappij veel voor. Alle grote ondernemingen maken gebruik van algemene voorwaarden. Iedereen komt hier dagelijks mee in aanraking. Toch zijn er ondernemers die het nog steeds zonder doen. Dat is een ieders goed recht, maar ik vind persoonlijk dat ondernemers die er geen gebruik van maken zichzelf te kort doen. Algemene voorwaarden bieden namelijk veel voordelen, waarvan ik zojuist al een aantal voorbeelden noemde. Dus bij deze een oproep aan de ondernemers zonder algemene voorwaarden: gooi het roer om en doe je voordeel met ‘de kleine lettertjes’!