Maatwerk bestuurlijke conflictregeling zorgorganisatie

De Governancecode Zorg 2017 legt de verantwoordelijkheid van een goede inrichting en functioneren van de governance van een zorginstelling bij diens bestuur c.q. Raad van Bestuur en toezichthouder c.q. Raad van Toezicht. De leden van ActiZ, GGZ Nederland, NFU, NVZ en VGN verplichten zichzelf met hun lidmaatschap om de Governancecode Zorg toe te passen en na te leven. Maar ook voor andere zorginstellingen zijn de regels daaruit van belang.

Eén van de zaken, die op grond van deze code in het kader van de governance vastgesteld en schriftelijk vastgelegd moet worden is een conflictregeling tussen een Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van een zorgorganisatie.

Ook tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht kunnen immers onverhoopt conflicten ontstaan. Omdat de kwaliteit van zorg en de continuïteit van de organisatie zelfs in het geding kunnen komen als dergelijke interne conflicten niet tijdig en professioneel worden opgelost schrijft artikel 4.1.6 van de Governancecode Zorg 2017 voor, dat zorgorganisaties een schriftelijke conflictregeling tussen hen dienen te hebben. Voor veel categorieën zorgorganisaties geldt overigens op grond van het Uitvoeringsbesluit WTZi dat in de statuten een conflictenregeling moet worden vermeld, maar niet voor alle. Het Uitvoeringsbesluit WTZi biedt verder de mogelijkheid om de regeling (verder) uit te werken in een reglement.

Het is goed om het procedurele karakter van de vastgelegde of vast te leggen conflictregeling eens tegen het licht aan te houden. Hiervoor heeft BoZ (Brancheorganisaties Zorg) een bruikbaar model beschikbaar gesteld. Het model is bedoeldvoor geschillen over beleidsmatige of bestuurlijke aangelegenheden, niet zijnde een arbeidsconflict. Het model bepaalt kort gezegd dat de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht bij een geschil: (1) zich zullen inspannen om in goed overleg binnen twee maanden tot een oplossing te komen en anders (2) het wordt opgelost door mediaton dan wel bemiddeling of een commissie van wijzen, die ofwel een zwaarwegend ofwel een bindend advies geeft, waarbij (3) zij in overeenstemming met hun wettelijke en statutaire taak- en bevoegdheidsverdeling volledig verantwoordelijk blijven voor een zorgvuldige oplossing van hun onderlinge conflicten.

Het model kan als basis dienen voor zo’n conflictregeling. De praktijk leert dat veel zorginstellingen deze modelregeling hebben overgenomen. Maar ook dat dit vaak gebeurt zonder verder maatwerk toe te passen. Dat is jammer, want maatwerk vergroot de kwaliteit en effectiviteit van de regeling en daarmee de goede governance, terwijl het niet hoeft te leiden tot een zeer uitvoerige regeling.

Het kan geen kwaad om eens stil bij de keuzes die gemaakt kunne worden alsook elementen die de conflictregeling kunnen verbeteren. Zoals – bij een keuze voor mediation – of een gecertificeerd mediator ingeschakeld dient te worden en of – bij een keuze voor bindend advies – het niet verstandig is om vast te leggen dat het geding c.q. de gedingstukken en/of het advies vertrouwelijk zullen blijven. Als de regeling toch onder de loep wordt genomen, sta dan ook stil bij algemenere vragen. Zoals of het niet verstandig is om in de regeling vast te leggen dat deze periodiek zal worden geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Een kritische reflectie op deze conflictregeling samen met een advocaat, die ook ervaring heeft in procederen en conflictoplossingen is een kleine investering, die beter vooraf dan achteraf kan worden gedaan en zal lonen als zich daadwerkelijk een conflict voordoet.