Het recht op vakantie: Mag u als werkgever een vakantieaanvraag weigeren?

Een werknemer heeft recht op vakantie. In deze periode van vakantie is de werknemer vrijgesteld van het verrichten van werkzaamheden. Vakantie is een belangrijk recht en draagt bij aan de gezondheid van werknemers. Zo hebben werknemers vakantie nodig om uit te rusten en op te laden. Het feit dat vakantie een belangrijk recht is, blijkt onder meer uit de Europeesrechtelijke regels op het gebied van vakantie en het dwingendrechtelijke karakter van de wettelijke regels. Dat laatste betekent dat er van deze regels niet mag worden afgeweken.

In deze eerste blog van de reeks over vakantierechten bespreek ik het proces van aanvragen, vaststellen en weigeren van vakantie.

Aanvragen van vakantie

De werkgever moet de werknemer op grond van de wet in de gelegenheid stellen om zijn vakantiedagen op te nemen. Het is aan de werknemer zelf om zijn vakantie daadwerkelijk op te nemen. De werknemer moet daarvoor een vakantieaanvraag indienen. Hoe de vakantie moet worden aangevraagd, hangt af van de afspraken die daarover zijn gemaakt met de werkgever. In de praktijk moet een vakantieaanvraag vaak schriftelijk worden gedaan. Het is verstandig om een vakantiebeleid te hebben.

Het komt geregeld voor dat werknemers geen of in ieder geval onvoldoende vakantie opnemen. Zo kan een stuwmeer aan vakantiedagen ontstaan. Ook kan het niet opnemen van vakantie ten koste gaan van de gezondheid van de werknemer. In dat geval kan een werkgever de werknemer op grond van goed werknemerschap aanspreken om vakantie op te nemen.

Vaststellen en weigeren van vakantie

In beginsel moet de werkgever akkoord geven voor een vakantieaanvraag van de werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn om de aanvraag af te wijzen. Dat volgt uit artikel 7:638 lid 2 BW. Wat moet u verstaan onder ‘gewichtige redenen’? Van gewichtige redenen is sprake als de bedrijfsvoering ernstig zal worden verstoord door de gewenste vakantie van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan een bepaalde piekperiode of het niet kunnen regelen van vervanging en/of een mogelijke bedrijfssluiting. Het gaat hierbij om een belangenafweging. De gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering moeten worden afgewogen tegen de gevolgen voor de werknemer van het niet inwilligen van het verzoek tot vakantie. De toets is streng. Er is niet snel sprake van een gewichtige reden.

Zelfs nadat de vakantie van de werknemer is vastgesteld, mag de werkgever de vakantieperiode van de werknemer alsnog wijzigen als sprake is van gewichtige redenen. Dat volgt uit artikel 7:638 lid 5 BW. In dat geval moet de werkgever de schade die de werknemer hierdoor lijdt vergoeden. Daarbij komt dat de werkgever wederom moet voldoen aan de hoge eisen van een gewichtige reden.

Termijn reageren op vakantieaanvraag

De werkgever moet binnen twee weken op de vakantieaanvraag van de werknemer reageren. Doet hij dat niet? Dan gaat de wet ervan uit dat de werkgever de toestemming heeft gegeven. In de arbeidsovereenkomst of in de cao kan van deze ‘tweewekenregeling’ worden afgeweken.

Wat als de werknemer na uitblijven van een reactie van de werkgever alsnog op vakantie gaat? Dan moet er vanuit worden gegaan dat de werknemer vakantie genoot en geen sprake is van werkweigering. De werknemer mag hierom dus niet worden ontslagen.

Dat kan anders zijn als de vakantieaanvraag is afgewezen. In dat geval kan het op vakantie gaan zonder instemming zelfs een reden voor ontslag op staande voet zijn. De werkgever moet in dat geval aantonen dat de werknemer zonder toestemming op vakantie is gegaan.

Leg dit soort zaken goed vast. Het gerechtshof Amsterdam (ECLI:NL:GHAMS:2019:1108) oordeelde bijvoorbeeld in een zaak uit 2019 dat de werkgever er in die kwestie niet in was geslaagd om aan te tonen dat de werknemer zonder toestemming op vakantie was gegaan. Het gesprek met de werknemer had mondeling plaatsgevonden, zonder dat er schriftelijke stukken waren waaruit volgde dat de werkgever de toestemming voor de vakantie had geweigerd.

Tot slot

Het is de werknemer zelf die de verantwoordelijkheid draagt voor het aanvragen van vakantie. Een werkgever moet deze vakantieaanvraag in principe toestaan, tenzij er gewichtige redenen bestaan om de aanvraag af te wijzen. Reageert de werkgever niet binnen twee weken op de vakantieaanvraag, dan wordt de toestemming in eerste instantie geacht te zijn verleend aan de werknemer.

Het recht op vakantie gaat samen met veel strenge regels. Het is daarom belangrijk om als werkgever een duidelijk vakantiebeleid te hebben. Zo is voor iedereen duidelijk wat de te hanteren regels zijn rondom het opnemen van verlof. Is er sprake van een bijzondere situatie? Dan raden wij aan om tijdig juridisch advies in te winnen.