Te laat is te laat

In een recente uitspraak heeft de rechtbank Den Haag zich wederom mogen uitlaten of een inschrijving tijdig was ingediend en zo niet, of dit voor herstel vatbaar was. De rechtbank heeft hierin de vaste lijn uit de jurisprudentie gevolgd dat het de verantwoordelijkheid is van de inschrijver zelf om zijn inschrijving tijdig in te dienen en dat als de inschrijver nog drie minuten voor het sluiten van de inschrijvingstermijn stukken moet uploaden, hij er rekening mee moet houden dat zijn inschrijving te laat zou kunnen gaan zijn en dus ongeldig zal zijn. Daarbij speelt ook dat als er geen bewijs is van een technische storing aan de zijde van het aanbestedingsplatform, een overschrijding van de inschrijvingstermijn niet voor herstel vatbaar is.

Wat speelde er nu precies?

Een viertal academische ziekenhuizen hadden een Europese aanbesteding georganiseerd voor de levering van beademingsapparatuur voor thuisbeademingspatiënten en voor drie van de vier ziekenhuizen het onderhoud daarvan. De deadline voor het indienen van een inschrijving was 22 november 2021 om 12.00 uur. Vivisol – een van de geïnteresseerde partijen – had voor de deadline een aantal documenten geüpload in Negometrix. Om 12.00 uur op 22 november 2021 bericht zij de ziekenhuizen dat het haar niet lukt om tijdig alle documenten in te dienen en of de ziekenhuizen daar clementie mee willen hebben. Dit weet zij aan het feit dat het systeem niet mee zou werken. Om 12.14 uur diezelfde dag bericht zij de ziekenhuizen nogmaals dat het haar door het systeem niet gelukt is om alle documenten te uploaden en in te dienen en dat zij daardoor geen inschrijving heeft kunnen indienen via Negometrix. Als bijlage bij deze e-mail voegt zij haar complete inschrijving en verzoekt zij de ziekenhuizen deze alsnog in behandeling te nemen.

De ziekenhuizen leggen vervolgens de inschrijving van Vivisol terzijde, omdat deze niet voldeed aan de voorgeschreven wijze van indiening en dat uit de logs van Negometrix bleek dat Vivisol niet (tijdig) op de knop indienen heeft gedrukt. Vivisol kan zich hierin niet vinden en start een kort geding. Haar inzet is het alsnog in behandeling laten nemen van haar inschrijving, dan wel een heraanbesteding afdwingen.

Kort geding

Tijdens het kort geding komt vrij snel vast te staan dat de inschrijving van Vivisol niet tijdig is ingediend en dat een technische storing niet aangetoond was. Uit de logs van Negometrix blijkt namelijk dat Vivisol niet voor de deadline op de knop indienen heeft gedrukt. Verder geeft de rechtbank aan dat Vivisol drie minuten voor de deadline nog nieuwe documenten moest uploaden en dat Vivisol om 12.00 uur mailde naar de ziekenhuizen dat haar inschrijving via Negometrix nog niet compleet was. Dit alles in onderlinge samenhang beziend, acht de rechtbank het niet aannemelijk dat Vivisol in weerwil van het log van Negometrix toch tijdig op de knop indienen zou hebben gedrukt.

Verder stipt de rechtbank aan dat de deadline voor indienen van een inschrijving voorgeschreven was op straffe van terzijde legging. Het is dan vaste jurisprudentie dat wanneer dit voorschrift wordt overtreden er geen ruimte is voor herstel. Dit leidt er derhalve toe dat de inschrijving van Vivisol terecht door de ziekenhuizen terzijde is gelegd.

Eigen verantwoordelijkheid

Deze uitspraak laat eens te meer heel duidelijk zien dat het de eigen verantwoordelijkheid is van een inschrijver om tijdig zijn inschrijving in te dienen. Hij mag hiermee niet tot letterlijk drie minuten voor de deadline wachten. Doet hij dat wel dan moet de inschrijver er serieus rekening mee houden dat de beschikbare tijd wel eens te kort gaat zijn om alsnog een inschrijving in te kunnen doen. Dan geldt al snel te laat is te laat. Dat is zonde van alle moeite die de inschrijver heeft gestoken in het opstellen van zijn inschrijving.