Toezicht & handhaving. Deel I: de inspectie

In veel branches krijgen ondernemers ermee te maken: toezichthouders. Zo voeren bijvoorbeeld in de bouw en de asbestbranche de Omgevingsdiensten en de Inspectie SZW controles uit, in de agrarische wereld heeft men te maken met de NVWA of de RVO en in de kinderopvang met de GGD. In het gros van de gevallen is daar helemaal niets mis mee. Sterker nog, veel gehoorde geluiden zijn dat de ondernemer en de toezichthouders samenwerken of dat de toezichthouder de ondernemer scherp houdt. Maar wat als de toezichthouder overtredingen constateert en de gemeente of de minister hier vervolgens op gaat handhaven? In een reeks van blogs geef ik tips & tricks over hoe om te gaan met de toezichthouder en met handhavende instanties. In deze eerste van de reeks behandel ik de inspectie door toezichthouder.

De medewerkers

Wanneer een toezichthouder de locatie binnenstapt, neemt de onrust onder de medewerkers toe. Medewerkers zijn vaak gespannen tijdens een inspectie. Dat is ook niet vreemd, aangezien het voor hen voelt dat zij worden gecontroleerd. Maar feitelijk is het niet de medewerker die wordt gecontroleerd, maar de ondernemer of de locatieverantwoordelijke. Door de zenuwen kan de medewerker onhandige antwoorden geven op vragen. Dat kan dan weer in het rapport terugkomen. Ik raad daarom altijd aan de medewerkers te instrueren over de inspecties. Zorg ervoor dat de ergste vrees wordt weggenomen en maak duidelijk dat het niet de medewerkers zijn die worden gecontroleerd. Verder zou geprobeerd kunnen worden de medewerkers buiten schot te houden. Wijs daarvoor verantwoordelijken aan. Bij een inspectie zijn zij degene die de toezichthouder te woord staan. De selecte groep verantwoordelijken kan dan getraind worden in hoe om te gaan met inspecties.

De bevoegdheden van de toezichthouder

Als de toezichthouder de inspectie start, dient hij of zij zich te houden aan de regels. Deze regels staan in de Algemene wet bestuursrecht en de bijzondere wetten. Zo dient de toezichthouder zich te legitimeren als toezichthouder wanneer daar om gevraagd wordt. Een rijbewijs tonen is daarbij onvoldoende. Wanneer de toezichthouder zich niet kan legitimeren, mag u hem de toegang weigeren.

Wanneer de toezichthouder zich wel kan legitimeren, hetgeen doorgaans het geval is, kunt u hem de toegang niet ontzeggen. Op grond van de wet is eenieder verplicht mee te werken aan de inspectie. Maar dat moet wel redelijk blijven. Wanneer de toezichthouder de oppervlakte wil weten van de buitenspeelruimte of het werkplan wil inzien, mag hij daarvoor niet de volledige administratie vorderen. Maar ook als de toezichthouder de administratie die op een computer staat wil meenemen, mag hij niet de hele computer meenemen. Enkel de bestanden waarin de benodigde informatie staat, mag hij kopiëren op een zelf meegebrachte gegevensdrager.

Zienswijze

Het komt steeds vaker voor dat de ondernemer na de inspectie de mogelijkheid geboden wordt door de toezichthouder om een informele zienswijze in te dienen. Die zienswijze op een inspectie(rapport) is juridisch gezien een vreemde eend in de bijt. Het is namelijk geen zienswijze in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Bij een eventueel besluit van de handhaver zal doorgaans nog een keer de mogelijkheid geboden (moeten) worden om een zienswijze in te dienen. Daarop bestaan wel uitzonderingen, zoals wanneer de vereiste spoed zich tegen daartegen verzet.  

De informele zienswijze op een inspectie is echter wel heel belangrijk. Het biedt de mogelijkheid om uit te leggen wat er is gebeurd als een overtreding is geconstateerd. Dat kan schelen in de handhavingsfase. Maar hierbij moet wel opgepast worden. U hoeft natuurlijk niet het achterste van uw tong te laten zien. Mijn advies hierin is: schrijf zelf de zienswijze, maar laat deze checken door een advocaat van De Haan. Zo kan wellicht handhaving worden voorkomen.

Conclusie

Het is mijns inziens verstandig de medewerkers bekend te maken met het toezicht en te zorgen dat de ergste vrees daarvoor weg is. Verder moet meegewerkt worden aan de inspectie, maar hoeft u niet alles over uw kant te laten gaan. Een toezichthouder dient zich ook te houden aan regels. Tot slot doet u er verstandig aan in een zienswijze aan te (laten) geven wat er is gebeurd wanneer een overtreding is geconstateerd. Dat kan schelen in de handhavingsfase.

Mocht u te maken hebben met toezichthouders, dan kunnen de advocaten van De Haan u helpen. Wij kunnen uw processen doorlichten en bekijken of u voldoet aan de toepasselijke wetgeving en staan u bij nadat een inspectie is geweest. Ook kunnen wij uw medewerkers trainen in hoe om te gaan met toezichthouders.