Klachtenregeling

Wij doen er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat u ontevreden bent over een bepaald aspect van onze dienstverlening.

Interne klachtenregeling

Wanneer u ontevreden bent over de uitvoering van de met ons gesloten overeenkomst, de kwaliteit van onze dienstverlening of over de hoogte van de declaratie verzoeken wij u uw bezwaren eerst voor te leggen aan uw eigen advocaat of notaris. U kunt zich echter ook wenden tot onze een van onze klachtenfunctionarissen, Mark Jonker Roelants (voor klachten over het notariaat) en Jasper Gevers (voor klachten over de advocatuur).

Mocht u een klacht aan een van de klachtenfunctionarissen voorleggen, dan verzoeken wij u dat schriftelijk te doen. U kunt de klacht, zowel per post als per e-mail (m.jonkerroelants@dehaanlaw.nl of j.gevers@dehaanlaw.nl) sturen.

Binnen twee werkdagen na ontvangst van de schriftelijke klacht zullen wij u een ontvangstbevestiging sturen. Wij zullen in overleg met u zo snel mogelijk een oplossing voor het gerezen probleem proberen te vinden. De oplossing zullen wij altijd schriftelijk aan u bevestigen.

Uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst van de schriftelijke klacht ontvangt u ofwel een inhoudelijke reactie op uw klacht dan wel een uitnodiging voor een gesprek naar aanleiding van uw klacht. Mocht u bij het indienen van de klacht al een gesprek op kantoor wensen dan kunt u dat bij de klacht aangeven, u zult dan altijd worden uitgenodigd voor een gesprek.

Mocht de uitkomst van de interne klachtenprocedure naar uw mening niet tot een bevredigend resultaat leiden dan kunt u uw klacht indienen bij de Geschillencommissie Advocatuur. Dit is echter pas mogelijk nadat u uw bezwaren aan ons kantoor heeft voorgelegd. Ook indien ons kantoor niet binnen vier weken na ontvangst van uw klacht schriftelijk op uw klacht heeft gereageerd kunt u zich tot de Geschillencommissie Advocatuur wenden.

Geschillencommissie advocatuur

Wij zijn aangesloten bij de Geschillencommissie Advocatuur. U kunt uw klacht tot uiterlijk twaalf maanden na de datum van de schriftelijke reactie van ons kantoor indienen bij de Geschillencommissie Advocatuur.

De Geschillencommissie Advocatuur doet uitspraak in de vorm van een arbitraal vonnis ten behoeve van zakelijke cliënten of in de vorm van een bindend advies in het geval een geschil door een particuliere cliënt wordt aangebracht.

De Geschillencommissie Advocatuur is bevoegd om te oordelen over klachten betreffende de kwaliteit van de dienstverlening van de advocaat en de hoogte van de declaratie.

Het kan ook zijn dat u vindt dat u recht heeft op een schadevergoeding. De Geschillencommissie Advocatuur is ook bevoegd om te oordelen over schadeclaims tot een maximum van € 10.000,–. Hogere schadeclaims kunt u alleen voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur wanneer u de hoogte van de claim uitdrukkelijk beperkt tot maximaal € 10.000,–, waarbij u schriftelijk afstand doet van het meerdere.

Wij kunnen onbetaalde declaraties ter incasso voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur.

De Geschillencommissie behandelt de zaak volgens het reglement Geschillencommissie Advocatuur dat geldt op het moment van het indienen van uw klacht bij de Geschillencommissie Advocatuur. Tegen de uitspraak van de Geschillencommissie Advocatuur is geen hoger beroep mogelijk.

Orde van advocaten

Als u er met de advocaat of het kantoor niet uitkomt, dan kunt u ook met uw klacht naar de deken van advocaten in de regio waar uw advocaat werkt. De deken is een advocaat die toezicht houdt op alle advocaten in een bepaalde regio (arrondissement). De deken bekijkt de mogelijkheden om het probleem op te lossen, bijvoorbeeld door bemiddeling.

De deken volgt de leidraad dekenale klachtbehandeling. Afhankelijk van het onderwerp en de ingewikkeldheid van de klacht heeft de deken enige tijd nodig om het onderzoek af te ronden. Aan het eind van het onderzoek kan de deken u en de advocaat laten weten wat hij van de klacht vindt. Een deken kan geen bindende uitspraak doen over uw klacht.

Voor het indienen van een klacht kunt u gebruik maken van het formlier dat te vinden is op de website van de Orde van Advocaten. U dient de klacht duidelijk te omschrijven.

Een definitief oordeel over uw klacht kan alleen de tuchtrechter geven. De behandeling van uw klacht eindigt dus niet als het onderzoek van de deken is afgerond. U kunt de deken vragen de klacht voor te leggen aan de tuchtrechter. U dient dan € 50,- griffierecht te betalen.

De Raad van Discipline is de tuchtrechter. Deze kan advocaten die zich niet aan de regels hebben gehouden verschillende maatregelen opleggen: een waarschuwing, een berisping, een geldboete, een schorsing in de beroepsuitoefening en schrapping als advocaat.

De Raad van Discipline kan in principe geen schadevergoeding vaststellen, dat kan alleen via een procedure bij de civiele rechter.

Bent u het niet eens met de uitspraak van de Raad van Discipline, dan kunt u in een aantal gevallen in hoger beroep bij het Hof van Discipline in Den Haag. De advocaat kan ook in beroep gaan. Het Hof bekijk uw zaak nog eens en stelt vast of de Raad van Discipline de juiste beslissing heeft genomen of dat de uitspraak moet worden aangepast.

Geschillencommissie notariaat

De Geschillencommissie Notariaat behandelt klachten van consumenten tegen notarissen (of andersom) die een overeenkomst hebben gesloten.

De Geschillencommissie Notariaat Zakelijk behandelt klachten van ondernemers tegen notarissen (of andersom).

De onderwerpe die de commissie kan behandelen zijn:

• Onvrede over de kwaliteit van de dienstverlening;
• Klachten over de hoogte van de declaratie van de notaris (het totaalbedrag van de declaratie(s) waarover kan worden geklaagd is maximaal € 10.000,-);
• Schadevergoeding die niet hoger is dan € 10.000,-. Is het schadebedrag hoger dan € 10.000,-, dan kan de commissie het geschil alleen behandelen wanneer uitdrukkelijk wordt afgezien van de aanspraak op een hogere vergoeding dan € 10.000,-.

Klachten die uitsluitend van tuchtrechtelijke aard zijn kunnen niet door de Geschillencommissie Notariaat of Geschillencommissie Notariaat Zakelijk worden behandeld. U kunt de klacht schriftelijk indienen bij de kamer voor het notariaat. Voor meer informatie hierover kunt u kijken op de website van de KNB. Hier vindt u ook informatie over de procedure van het indienen van een klacht en de kosten.

Een (kandidaat-)notaris kan ook openstaande declaraties ter incasso voorleggen aan de Geschillencommissie Notariaat of Geschillencommissie Notariaat Zakelijk.

Kamer voor het notariaat

Als u het idee heeft dat uw (kandidaat-)notaris zich niet heeft gehouden aan de wetten en regels die gelden voor het notariaat, dan kunt u ook een klacht indienen bij de tuchtrechter. U doet dit bij de kamer voor het notariaat. Voordat u een klacht indient bij de kamer voor het notariaat kunt u overwegen bemiddeling door de KNB aan te vragen (bemiddeling@knb.nl ). Deze tussenkomst is onpartijdig en gebeurt door schriftelijke uitwisseling van standpunten. De KNB bemiddelt niet bij klachten over de declaratie van de notaris. Deze kunt u voorleggen aan de Geschillencommissie Notariaat.

Een klacht bij de tuchtrechte dient u in per post of per e-mail. Er zijn vier kamers voor het notariaat. Bij welke kamer u een klacht moet indienen is afhankelijk van de provincie waar de (kandidaat-)notaris werkzaam is (of is geweest, indien hij niet langer werkzaam is in het notariaat). Bij het indienen van de klacht moet u duidelijk aangeven wat de (kandidaat-)notaris volgens u niet goed heeft gedaan. Neemt de kamer de klacht in behandeling en blijkt deze gegrond, dan kan de kamer een sanctie opleggen aan de notaris. De kamer kan geen schadevergoeding toekennen.